Cykl konwersji gotówki w e-commerce

To, że e-commerce handluje nie tylko towarami, które fizycznie ma w swoim wewnętrznym magazynie, ale i produktami dostępnymi u dostawców, hurtowni, importerów i producentów – to oczywiste dla właścicieli, choć nie zawsze dla samego klienta. I nie mówię tu o dropshippingu, a regularnym e-commerce; i głównym powodem, dla których handel elektroniczny jest często zmuszony do bazowania również (bo nie tylko) do stanów magazynowych swoich partnerów jest długi tzw. cykl konwersji gotówki i dziś wytłumaczę czym jest i jak można próbować go optymalizować.

Cyklem konwersji gotówki mierzymy czas jaki upłynął od chwili zapłacenia dostawcy za towar, który ma trafić na magazyn do chwili wypracowania z tego towaru fizycznego zysku; i ten czas pomniejszamy o okres odroczenia płatności – to kluczowe. Żeby dobrze to zrozumieć, posłużmy się przykładem.

Dodatni cykl konwersji gotówki w e-commerce

W przypadku handlu elektronicznego klasyczny scenariusz moglibyśmy policzyć w następujący sposób:

1 stycznia kupujemy produkt XYZ od dostawcy z odroczoną na 7 dni płatnością.

2 stycznia następuje wysyłka.

3 stycznia, czyli po 2 dniach towar fizycznie zostaje dostarczony przez kuriera, wprowadzony na magazyn, sfotografowany i ostatecznie produkt XYZ trafia do oferty sklepu online.

8 stycznia płacimy dostawcy za ten produkt.

20 stycznia, czyli optymistycznie po 17 dniach towar sprzedaje się fizycznie w sklepie.

21 stycznia odnotowujmy płatność na swoim koncie i wysyłamy produkt do klienta.

Wobec tego cykl konwersji gotówki zajął sklepowi 14 dni, bo cały okres operacyjny trwał 21 dni, a tylko 7 dni udało się sklepowi „oszczędzić ” z tytułu odroczonej płatności.

Ale jeśli płatność jaką wybrał klient nie jest płatnością z góry, a za pobraniem u kuriera, to dochodzi już do scenariusza, w którym to gotówka jest dalej zamrażana na rynku, przez 7 do nawet 20 dni – w zależności od tego, z usług której z firm kurierskich korzysta sklep i czy klient w terminie podjął tę paczkę i za nią zapłacił.

W takim scenariuszu cykl konwersji gotówki wydłuża się już z 14 do 20-34 dni.

Zakładamy przy tym, że klient jednak nie zdecydował się np. na zwrot towaru, zostawił produkt u siebie i jest z niego zadowolony. Bo gdyby klient wycofał się, np. przy ustawowych 14 dniach, to cykl konwersji gotówki należałoby przemnożyć pewnie razy 2 albo 3.

I właśnie z tego powodu e-commerce tak chętnie handluje produktami, jakie znajdują się w zasobach zewnętrznych dostawców, bo dzięki temu czas konwersji staje się ujemny. Jak to możliwe?

Ujemny cykl konwersji gotówki w e-commerce

Jeśli towar zamówilibyśmy od tego samego dostawcy, ale pod konkretne zamówienie klienta, to jeśli:

1 stycznia klient płaci za towar z góry, tego samego dnia składamy zamówienie u dostawcy z tym odroczonym 7-dniowym terminem płatności, ale już 3 stycznia proces operacyjny zostaje zamknięty, bo tego dnia możemy wysłać towar kurierem, jednak dostawcy i tak zapłacimy dopiero 7-8 stycznia.

Cykl konwersji gotówki w takim scenariuszu jest ujemny i wynosi -6, -7 dni, co zasadniczo wpływa na poprawę płynności organizacji. Oczywiście gdyby w grę wchodziła płatność pobraniowa, to cykl konwersji gotówki pewnie znów byłby dodatni, ale też nie na tak wysokim poziomie, jak w przypadku towarowania się sklepu i dopiero szukania na ten towar klientów na rynku.

Utrzymanie ujemnego lub chociaż zerowego cyklu konwersji gotówki w przypadku całego portfela małych i średnich e-commerce’ów jest trudne, o ile w ogóle możliwe do osiągnięcia. Co oczywiste – najlepsze wyniki w tych kategoriach odnotowują giganci, którzy dyktują warunki cenowe swoim dostawcom, wymuszając na nich odroczone płatności za dostawy do nawet 30-60 dni. W takim modelu e-commerce ma w obrocie tak naprawdę nie swoją gotówkę, a dzięki temu zyski może reinwestować w bieżące projekty.

Cykl konwersji gotówki e-commerce można próbować skracać:

1. Negocjacje handlowe z dostawcami

I tak np. w spółce Enduro 7 o ile trudno nam wynegocjować odroczone płatności z kontrahentami zagranicznymi, to w przypadku polskich hurtowników korzystamy z płatności odroczonych o 7 i 14 dni.

Co ważne – standardową praktyką w e-commerce na samym początku współpracy są przedpłaty dla dostawcy lub wysyłki towaru za pobraniem (sklep płaci gotówką przy odbiorze ładunku), więc tych 7 lub 14 dni są to i tak już indywidualnie renegocjowane warunki. Zresztą krótkie czasy płatności to standard w tej branży; to też potwierdzają m.in. badania Coface:

„[…] branże najbardziej restrykcyjne w zakresie terminów to handlowa, tekstylno-odzieżowa, rolniczo-spożywcza, energetyczna i motoryzacyjna”.

Zdaje się, że do tej pory tylko nasz jeden kontrahent zagraniczny zgodził się na rozliczenie z odroczonym terminem płatności, ale jednocześnie próbując przekonać nas do przedpłat, proponując przy przedpłatach preferencyjne koszty wysyłek.

2. Zmniejszenie liczby transakcji z tych, które bazują na wewnętrznym magazynie na rzecz tych „pod zamówienie„

Logistycznie trudne zadanie, ponieważ generuje sporo kosztów operacyjnych. Tutaj kluczowym elementem jest dobór sobie takiego partnera, który ma na bieżąco aktualizowane stany magazynowe i dowozi wysyłki w czasie. Każde opóźnienie wysyłki do klienta generuje straty wizerunkowe i czasowe, których warto unikać.

3. Zmiana firmy kurierskiej na taką, która zapewnia szybsze zwroty płatności z wysyłek pobraniowych

I tak np. w Enduro 7 wcześniej korzystaliśmy z obsługi DPD, teraz DHL – i o ile DPD wysyłało zbiorcze przelewy w interwałach bodaj 1-tygodniowych w każdy czwartek – to był to zbiorczy przelew z tytułu wszystkich paczek pobraniowych z całego tygodnia. A DHL wysyła te przelewy na bieżąco, co ułatwia nam nieco utrzymanie płynności przy większych zakupach towaru z zagranicy, gdzie tego odroczonego terminu płatności nie jesteśmy w stanie wynegocjować.

4. Eliminacja paczek pobraniowych w ogóle

U nas to niemożliwe, bo średnio co druga paczka jest paczką z płatnością za pobraniem, bo takie są niestety standardy w branży motoryzacyjnej – to wynika z wieloletniej niedbałości branży moto o klienta detalicznego, więc to, że klienci wybierają paczki pobraniowe to po prostu norma – robią to w obawie o dostępność produktu. Natomiast, gdyby to było możliwe, najchętniej zrezygnowalibyśmy z pobrań w ogóle, bo pobrania wydłużają nam cykl konwersji gotówki o 7 dni i nawet przy sprowadzeniu towaru pod zamówienie i szybkiej dostawie, cykl konwersji gotówki staję się niestety dodatni.